Plečiantis elektroninei prekybai ir verslui virtualioje erdvėje, atsiranda ir tokių darbo vietų kaip virtualus asistentas. Dažnai ši sąvoka siejama su elektroninėse parduotuvėse ar svetainėse iššokančiais virtualiais pagalbininkais ar net išmaniaisiais namų sistemos asistentais (pavyzdžiui, Siri, Alexa ir kiti), tačiau virtualaus asistento pareigybę gali užimti ir žmonės. Tad siekiame išsiaiškinti, ką geba atlikti virtualūs asistentai ir kada galima pasikliauti jų paslaugomis.
Virtualus asistentas – kas tai per pareigybė?
Naujausių technologijų sukurta sąvoka „virtualus asistentas“ pirmiau apėmė tam tikros programinės įrangos apibūdinimą, gebančią atlikti nesudėtingus kasdienius darbus ir atsakyti į klausimus. Tačiau pastaruoju metu ši pareigybė apima ir veiklą, kurią gali atlikti žmonės. Šiuo minimu atveju virtualūs asistentai yra žmonės, dirbantys nuotoliniu būdu ir padedantys įmonėms ar asmenims su administracinėmis, organizacinėmis ar kitomis kasdienėmis užduotimis. Ši pareigybė tampa vis populiaresnė, nes leidžia verslams efektyviau panaudoti laiką ir resursus, o asistentui – dirbti iš bet kurios pasaulio vietos.
Virtualus asistentas yra savarankiškas darbuotojas arba dažnai laisvai samdomas specialistas, kuris nuotoliniu būdu vykdo įvairias užduotis. Jis gali dirbti įvairiose srityse, įskaitant administravimą, rinkodarą, socialinių tinklų valdymą, klientų aptarnavimą, finansus ir kt. Pareigybės pobūdis ir užduočių apimtis dažnai priklauso nuo darbdavio ar kliento poreikių, apimančių ir įvairius su rašymu, redagavimu, dizainu, socialine žiniasklaida susijusius darbus.
Ką veikia virtualūs asistentai?
„Žmogiškasis“ virtualus asistentas dažnai atlieka įvairias funkcijas, kurios gali skirtis priklausomai nuo darbo pobūdžio ir specifikos. Dažniausios užduotys yra šios:
- Administracinė pagalba. Šis darbuotojas tvarko el. pašto dėžutę (filtruoja svarbias žinutes, atsako į užklausas, peradresuoja laiškus), tvarko kalendorių, planuoja susitikimus, primena apie įvykius, koordinuoja darbų laiką, rengia dokumentus, rašo protokolus, kuria pristatymus, tvarko duomenis ar ataskaitas.
- Socialinių tinklų valdymas. Virtualus asistentas kuria ir skelbia turinį socialinėse platformose. Taip pat jis svarbus komunikuojant socialinėje erdvėje, nes atsako į komentarus ar žinutes, įsitraukia į bendravimą su sekėjais. Jis analizuoja socialinių tinklų veiklą ir teikia ataskaitas apie paskyrų augimą bei įsitraukimą.
- Turinio kūrimas ir redagavimas. Asistentas rašo tinklaraščius, straipsnius, naujienlaiškius ar socialinių tinklų įrašus. Be abejo, jis redaguoja ir tikrina tekstus, kad jie būtų be klaidų ir atitiktų kliento nurodymus ar prekės ženklo toną.
- Rinkodaros užduotys. Virtualūs asistentai prisideda įgyvendinant rinkodaros kampanijas, pvz., kuriant ir siunčiant naujienlaiškius. Jis padeda kurti ir skleisti reklamą, atlieka SEO užduotis, atnaujina svetaines. Šis žmogus taip pat analizuoja rinkodaros veiklos rezultatus ir pateikia ataskaitas.
- Klientų aptarnavimas ir užklausų valdymas. Atsako į klientų klausimus el. paštu, telefonu ar pokalbių platformose, sprendžia užklausas, koordinuoja problemų sprendimą ir perduoda sudėtingus klausimus atsakingiems asmenims. Jis palaiko profesionalų ir draugišką ryšį su klientais, užtikrindamas gerą įmonės įvaizdį.
- Finansiniai darbai. Virtualus asistentas geba tvarkyti sąskaitas–faktūras, rengti išlaidų ataskaitas, sekti mokėjimus, padėti sudaryti biudžetą, vykdyti išlaidų stebėseną ir finansinę apskaitą.
- Projektų ir užduočių valdymas. Virtualus asistentas padeda planuoti projektus, seka jų eigą, užtikrina, kad darbai būtų atliekami laiku. Jis koordinuoja užduotis tarp įvairių komandos narių, stebi darbo eigą ir pateikia ataskaitas apie projekto būklę.
Kokios savybės reikalingos virtualiam asistentui?
Virtualūs asistentai turi pasižymėti specifinėmis kompetencijomis, asmeniniais įgūdžiais ir savybėmis, kurios leis patikėtus darbus atlikti sklandžiai. Tai yra:
- Organizaciniai ir laiko planavimo įgūdžiai – gebėjimas efektyviai tvarkyti užduotis, sudaryti prioritetus.
- Geri rašymo ir komunikacijos įgūdžiai – svarbu aiškiai bendrauti su klientais ir komandos nariais.
- Technologinės žinios – mokėjimas naudotis pagrindinėmis administracinėmis programomis (pvz., „Microsoft Office“, „Google Workspace“), projektų valdymo platformomis („Asana“, „Trello“), socialinių tinklų valdymo įrankiais, DI. Rekomenduojama turėti bazinių žinių su grafinio dizaino programomis.
- Lankstumas ir prisitaikymas – gebėjimas dirbti su įvairiais klientais ir prisitaikyti prie jų darbo stiliaus.
- Savimotyvacija ir savarankiškumas – gebėjimas produktyviai dirbti nuotoliniu būdu, savarankiškai sprendžiant problemas ir ieškant sprendimų.
Iššūkiai, kylantys dirbant virtualiu asistentu
Virtualiam asistentui tenka susidurti su daugybe iššūkių, apimančių darbą su įvairiomis programomis, konkuruojančių užduočių valdymą ir prioritetų nustatymą bei atsakymą darbdaviui. Nuotolinėje aplinkoje, kurioje virtualus asistentas ir dirba, dažniausiai nėra techninės pagalbos darbuotojų, galinčių padėti, jei kiltų kokių nors technologinių problemų.
Ši pareigybė turi ir pliusų. Virtualus asistentas visą darbą atlieka nuotoliniu būdu, todėl jo darbo vieta nėra „pririšta“ vienoje vietoje. Taip pat, čia reikalingas ne toks dažnas asmeninis bendravimas su darbdaviu ar užsakovu, tad daugeliui darbuotojų tai gali būti mažiau stresą kelianti aplinka.
Ar virtualus asistentas vertingas verslui?
Virtualus asistentas yra vertingas sprendimas, nes jis gali padėti įmonėms sutaupyti laiko ir išteklių, leidžiant jų darbuotojams susitelkti į strategines veiklas. Tai ypač naudinga mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios gali neinvestuoti į pilnos darbo dienos administracinio personalo etatą, tačiau vis tiek gali naudotis svarbia administracine ir organizacine pagalba. Tokiu principu įmonės sumažina kaštus, padidina verslo produktyvumą ir efektyvumą.
Kadangi laisvai samdomas darbuotojas dirba nuotoliu, verslui nereikia investuoti į biuro infrastruktūrą darbo vietai sukurti. Jis gali išvengti administracinių rūpesčių, susijusių su žmogiškųjų išteklių funkcijomis.
Verslininkai pastebi dar kelis privalumus: laisvai samdomi virtualūs asistentai yra lankstūs laiko atžvilgiu, todėl jie linkę padirbėti ir ne darbo valandomis bei esant sezoniškumui. Verslai turi galimybę lanksčiai reguliuoti darbo apimtį ir samdyti virtualų asistentą pagal poreikį. Taip pat, darbdaviai gauna įvairialypę ir specializuotą pagalbą.
Šaltiniai:
https://www.investopedia.com/terms/v/virtual-assistant.asp
https://www.flexjobs.com/blog/post/how-to-work-as-a-virtual-assistant/
Nuotraukos asociatyvinės © Canva.
